승강기 정기검사 날에는 안내문과 방송부터 준비했습니다

ELEVATOR INSPECTION 점검 운행 중 ▲ ANNUAL CHECK 승강기 정기검사 날에는 안내문과 방송부터 준비했습니다 연 1회 검사 일정 조율부터 지적사항 보수, 결과 스티커와 승강기유지비 처리까지 제가 근무했던 아파트에서는 승강기 정기검사를 매년 한 번 받았습니다. 검사기관에서 일정을 미리 알려주면 평소 유지보수업체가 방문하는 월 정기점검 날짜에 맞춰 검사를 진행했습니다. 검사 당일에는 유지보수업체 직원도 함께했고, 승강기를 잠시 사용하지 못하는 시간이 생길 수 있어 입주민 안내문을 붙이고 방송으로도 알렸습니다. B1 검사기관 일정 통보 정기검사 예정일을 미리 확인했습니다. 1F 월 정기점검일과 조율 유지보수업체의 점검 일정에 맞춰 함께 진행했습니다. 2F 입주민 사전 안내 안내문을 부착하고 관리사무소 방송을 했습니다. 3F 검사·보수 진행 유지보수업체 직원이 함께했고 지적사항은 보수했습니다. 4F 결과 표시·비용 처리 승강기마다 결과 스티커를 부착하고 청구서를 처리했습니다. 검사 전에는 입주민 안내부터 했습니다 게시 안내 검사 날짜와 예상되는 승강기 이용 불편을 안내문으로 부착했습니다. 방송 안내 검사 진행 사실을 관리사무소 방송으로 다시 알렸습니다. 검사 내용만 준비하는 것이 아니라 주민이 갑자기 승강기를 이용하지 못해 당황하지 않도록 사전 안내하는 것도 중요한 업무였습니다. 유지보수업체 직원이 함께했습니다 검사기관 + 유지보수업체 검사기관이 검사를 진행하고, 평소 승강기를 관리하는 유지보수업체 직원도 현장에 함께했습니다. 월 정기점검일에 맞췄기 때문에 일정 관리와 현장 대응을 함께 진행할 수 있었습니다. 지적사항은 보수한 뒤 결과를 표시했습니다 ...

공동인증서 만료 전에 갱신했습니다, 관리사무소 지급수수료 처리 경험

관리사무소 업무 시스템 보안 연결 공동인증서 연간 갱신 기록 만료되기 전에 공동인증서를 갱신했습니다 소장님 결재부터 법인카드 결제, 지급수수료 처리와 만료일 관리까지 관리사무소 공동인증서는 인터넷뱅킹에만 사용하는 것이 아니었습니다. 전자세금계산서 확인, 4대보험 신고, 국세·지방세 관련 업무 등 여러 온라인 업무에 필요했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 인증서를 매년 갱신 했고, 이 업무는 경리가 직접 처리했습니다. 인증서가 만료되면 여러 업무가 한꺼번에 막힐 수 있어 만료일을 별도로 관리했습니다. ! 공동인증서 만료 예정 갱신 전에 만료일과 사용처를 확인하고 소장님 결재를 먼저 받았습니다. 01 만료일 확인 02 소장님 결재 03 직접 갱신 04 법인카드 결제 05 저장·관리 인증서 한 개가 연결된 업무들 인증서 사용처 확인 관리비 계좌 인터넷뱅킹 전자세금계산서 업무 4대보험 관련 신고 국세·지방세 관련 업무 이처럼 사용처가 여러 곳이어서 갱신 여부를 놓치면 단순히 은행 업무 하나만 불편해지는 것이 아니었습니다. 그래서 만료 직전에 서두르지 않도록 만료일을 따로 확인했습니다. 소장님 결재 후 경리가 직접 갱신 갱신 수수료가 발생하므로 먼저 소장님 결재를 받았습니다. 이후 경리가 직접 갱신 절차를 진행했고 수수료는 법인카드로 결제했습니다. 업무 주기 매년 갱신 담당자 경리가 직접 처리 사전 절차 소장님 결재 결제 방법 법인카드 계정과목 지급수수료 저장 위치 경리 업무용 컴퓨터 법인카드 결제 후에는 갱신 수수료를 지급수수료 로 처리했습니다. 단지마다 사용하는 계정과목과 카드대금 처리 방식이 다를 수 있으므로 기존 회계처리 기준을 먼...

감사인이 오기 전 자료부터 준비했습니다, 관리사무소 외부회계감사 경험

연 1회 외부회계감사 업무기록 감사인이 오기 전, 요청자료부터 준비했습니다 관리사무소 외부회계감사 자료 준비·현장검토·추가자료 제출 경험 제가 근무했던 아파트에서는 연 1회 외부회계감사 를 받았습니다. 감사 당일에 서류를 찾기 시작한 것이 아니라, 회계법인 또는 감사인이 미리 보내준 요청자료 목록을 보고 필요한 자료를 먼저 준비해 두었습니다. 준비한 자료는 결산서 한 가지가 아니었습니다. 통장 사본과 잔액증명서, 전표철, 계약서, 세금계산서처럼 회계기록과 실제 증빙을 서로 확인할 수 있는 자료를 함께 모았습니다. 01 요청목록 수령 02 자료별 분류 03 현장 검토 대응 04 결과보고서 게시 감사 전에 받은 요청자료 목록 외부회계감사 요청자료 사전 준비용 ✓ 결산서 준비 완료 ✓ 통장 사본 준비 완료 ✓ 금융기관 잔액증명서 준비 완료 ✓ 회계 전표철 준비 완료 ✓ 각종 계약서 준비 완료 ✓ 세금계산서 등 지출 증빙 준비 완료 요청목록이 미리 왔기 때문에 자료를 항목별로 분류할 수 있었습니다. 결산서의 숫자만 준비하는 것이 아니라, 그 금액을 확인할 수 있는 통장과 전표, 계약서, 세금계산서가 함께 있어야 현장에서 자료를 찾는 시간을 줄일 수 있었습니다. 감사인이 관리사무소에 직접 방문했습니다 감사인은 관리사무소에 직접 방문해 준비된 자료를 현장에서 검토했습니다. 저는 요청받은 자료를 바로 확인할 수 있도록 미리 구분해 두고, 감사 과정에서 특정 거래나 증빙을 요청하면 해당 전표철과 관련 서류를 찾아 제공했습니다. 감사 전 준비 요청자료 목록 확...

관리비 독촉장을 내용증명으로 보냈습니다, 법인카드 사무비 처리 경험

발송 업무 기록 관리비 독촉장을 내용증명으로 보냈습니다 결재부터 법인카드 결제, 우체국 증빙 첨부까지 관리사무소에서 실제로 처리했던 순서 관리사무소에서는 관리비가 장기간 미납된 세대에 독촉장을 보낼 일이 있었습니다. 제가 근무했던 단지에서는 이런 문서를 일반우편보다 내용증명 방식으로 발송하는 경우가 많았습니다. 단순히 문서만 보내고 끝낸 것은 아닙니다. 먼저 내부 결재를 받고 우체국을 방문했으며, 발송 비용은 법인카드로 결제했습니다. 돌아온 뒤에는 우체국 영수증과 발송 관련 증빙을 결재서류에 붙이고 사무비 로 처리했습니다. 01 독촉장 준비 02 내부 결재 03 내용증명 접수 04 증빙 첨부 발송 전, 문서보다 먼저 확인한 것 내용증명은 외부로 나가는 공식 문서이므로 경리가 임의로 바로 발송하지 않았습니다. 대상 세대와 문서 내용을 확인한 다음 소장님과 필요한 결재권자의 결재를 거쳐 우체국에 가져갔습니다. 내용증명 발송기록 관리사무소 보관용 발송 문서 관리비 독촉장·내용증명 발송 방식 우체국 내용증명 사전 절차 내부 결재 후 발송 결제 수단 법인카드 계정과목 사무비 보관 증빙 우체국 영수증과 발송 관련 자료 법인카드로 결제하고 사무비로 처리 우체국 창구에서 내용증명을 접수한 뒤 비용은 법인카드로 결제했습니다. 카드 사용내역만 보고 전표를 처리하지 않고, 어떤 세대에 어떤 목적으로 발송했는지 확인할 수 있도록 관련 증빙을 함께 보관했습니다. 우편 접수비 회계 기록 결제수단 법인카드 계정과목  사무비 ...

문자 한 번 많이 보냈더니 요금이 달라졌습니다, 관리사무소 통신비 처리 경험

MONTHLY COMMUNICATION LOG 문자 한 번 많이 보냈더니 요금이 달라졌습니다, 관리사무소 통신비 처리 경험 전화와 인터넷은 매달 사용하는 고정 서비스였지만, 청구 금액까지 매번 똑같은 것은 아니었습니다. 이번 달 확인 흐름   이메일 청구서 도착 → 사용 내역 확인 → 결재 → 자동이체 확인 → 통신비 반영 제가 근무한 관리사무소에서는 전화와 인터넷을 같은 통신사에서 이용했습니다. 요금은 자동이체로 납부했고, 청구서는 종이가 아니라 이메일로 받았습니다. 매달 반복되는 비용이라 익숙했지만, 자동으로 빠져나간다는 이유만으로 확인을 생략할 수는 없었습니다. 이메일 청구서가 도착하면 청구 금액과 사용 내역을 살펴본 뒤 결재 절차를 거쳤고, 실제 자동이체 금액도 확인했습니다. 회계에서는 통신비 계정과목으로 처리했습니다. 이메일 청구서에서 제가 본 항목 전화·인터넷 서비스 같은 통신사 납부 방법 자동이체 증빙 확인 이메일 청구서 회계 계정 통신비 평소보다 요금이 많았던 달에는 문자를 확인했습니다 관리사무소에서는 여러 세대에 같은 내용을 알려야 할 때 문자를 보냈습니다. 안내할 일이 많아 문자 발송량이 늘어난 달에는 문자 이용료가 추가되어 평소보다 청구 금액이 커졌습니다. 처음부터 매달 같은 금액이라고 생각했다면 추가된 금액을 놓치거나 반대로 오류로 오해할 수도 있었습니다. 저는 금액이 달라졌을 때 청구서의 세부 내역을 보고, 세대 안내 문자를 많이 보낸 달인지 확인했습니다. 이유가 확인되면 해당 월의 통신비로 함께 처리했습니다. 제가 실제로 확인했던 차이 기본적인 전화·인터넷 사용료는 비슷했지만, 세대에 안내 문자를 많이 보낸 달에는 문자 비용이 더해졌습니다. 그래서 전월 금액과 다르다는 사실보다 왜 달라졌는지 를 확인하는 것이 중요했습니다. ...

관리비 통장을 용도별로 나눴습니다, 입주자대표회의 명의 계좌 개설 경험

관리사무소 은행 업무 기록 관리비 통장을 용도별로 나눴습니다, 입주자대표회의 명의 계좌 개설 경험 정기예금 가입이나 기존 통장의 만기처럼 자금의 흐름이 바뀌는 때에는 통장 하나를 만드는 일도 생각보다 준비할 것이 많았습니다. 제가 새 통장을 만든 이유 제가 근무했던 관리사무소에서는 정기예금에 가입하거나 자금을 용도별로 분리해야 할 때, 그리고 기존 통장이 만기가 되었을 때 새 계좌를 만들었습니다. 모든 돈을 한 통장에 섞어 두는 것보다 용도를 구분해 관리하면 장부와 통장 잔액을 맞출 때도 흐름을 확인하기가 수월했습니다. 은행에 가기 전에 의결부터 확인했습니다 통장을 새로 만든다고 해서 경리가 바로 은행에 가서 처리할 수 있는 것은 아니었습니다. 관리 자금과 관련된 일이므로 먼저 입주자대표회의 의결을 받았습니다. 계좌를 왜 새로 만드는지, 어떤 용도로 사용할 것인지가 정리된 뒤 은행 방문을 준비했습니다. 계좌 명의는 입주자대표회의 명의 였습니다. 실제 은행 방문은 경리인 제가 했기 때문에, 은행에서 안내한 준비 서류를 미리 확인하고 위임장을 포함해 필요한 서류를 챙겨 갔습니다. 은행 방문 전 제가 확인한 순서 새 계좌의 목적과 자금 용도를 정리했습니다. 입주자대표회의 의결 내용을 확인했습니다. 입주자대표회의 명의로 개설할 계좌임을 은행에 알렸습니다. 은행이 안내한 목록에 맞춰 위임장 등 제출 서류를 준비했습니다. 경리가 서류를 가지고 은행을 방문해 계좌를 개설했습니다. 서류는 방문 전 해당 은행에 다시 확인하는 편이 안전합니다. 계좌의 종류와 명의, 은행의 확인 절차에 따라 요구 서류가 달라질 수 있습니다. 저는 은행에서 알려 준 서류 목록대로 준비했고, 대리 방문이어서 위임장도 챙겼습니다. 계좌를 만든 뒤가 회계 업무의 시작이었습니다 ...

복합기 월 렌탈료가 달라졌던 이유, 컬러 출력 추가요금 확인 경험

MONTHLY COUNTER 관리사무소 복합기 월 렌탈 기록 컬러 출력 장수를 넘기면 추가요금 이 붙었습니다 세금계산서 · 청구서 · 거래명세서 확인 후 자동이체 관리사무소에서는 관리비 고지서와 안내문, 결재서류처럼 출력해야 할 문서가 많았습니다. 제가 근무했던 단지에서는 복합기를 직접 구입하지 않고 매월 렌탈료를 지급하며 사용했습니다. 월 렌탈이라고 해서 매달 빠져나가는 금액이 항상 같았던 것은 아닙니다. 계약에 포함된 컬러 출력 장수를 초과하면 추가요금이 붙었습니다. 그래서 자동이체라고 그대로 넘기지 않고, 업체에서 받은 세금계산서·청구서·거래명세서 를 확인한 뒤 사무비로 처리했습니다. 계약 방식 월 렌탈 변동 조건 컬러 초과 출력 지급 방법 자동이체 계정과목 사무비 OUTPUT PAGE 01 복합기를 구입하지 않고 매월 빌려 썼습니다 복합기는 한 번 구입하면 끝나는 기기가 아니었습니다. 출력량이 많으면 소모품을 교체해야 하고, 고장이 발생하면 수리와 점검도 필요했습니다. 제가 근무했던 단지에서는 복합기 자체를 사는 대신 업체와 월 렌탈계약을 맺고 사용했습니다. 렌탈업체에서 기기 수리와 점검을 맡아주었기 때문에 문제가 생겼을 때 별도의 수리업체를 새로 찾지 않아도 됐습니다. 관리사무소에서는 매월 청구자료와 렌탈료를 확인하고 비용을 지급하는 방식으로 관리했습니다. DEV...